Шаги подбора системы

Подбор системы электронной очереди – задача не из легких. У покупателей возникает вопрос: как и какую систему выбрать? По каким критериям сделать правильный выбор, отвечающий поставленным задачам?

Давайте разберемся по пунктам.

Прежде чем перейти непосредственно к компонентному составу электронной очереди, необходимо определиться с самим процессом. Здесь Вам поможет пара нехитрых вопросов:

1. Как проходит сам процесс обслуживания Ваших клиентов «от двери до двери»
2. Какие задачи должна решать Ваша будущая система?

Первый вариант: одна очередь к одному сотруднику. Это самый простой и «бюджетный» вариант, рассчитанный на небольшие организации и компании. Такой вариант также подойдет для отделов нарезки сыров и колбас в супермаркетах. Посетителям не придется толпиться у прилавка с непонятно где начинающейся очередью. В это время они могут ознакомиться с ассортиментом товара, повысив, тем самым, ваш оборот.

Второй вариант: сохраняется одна общая очередь, но количество обслуживающих клиентов сотрудников более одного. Такой тип очереди часто встречается у компаний или организаций, которые хотят упорядочить какой-либо отдел. Например, в государственных учреждениях, в регистратурах больниц и поликлиник, ГИБДД, налоговых инспекциях и т.п.

Третий вариант очереди: несколько услуг (очередей) и несколько сотрудников. На данном этапе это самый распространенный вариант, который подходит как для больших, так и для средних компаний.

Итак, когда вы определились с типом очереди, можно переходить к компонентному составу, который неразрывно связан с типом очереди.

1. Устройство выдачи талонов/билетов электронной очереди
   

   Выделяют два основных вида: устройство с уже готовыми преднапечатанными талонами и устройство с билетным принтером. Если у Вас небольшая организация, 1-2 рабочих места и одна услуга, то вы можете использовать с кассету-диспенсер с преднапечатанными талонами. Если же у Вас несколько услуг – тогда следует выбрать киоск с принтером. Киоски, в свою очередь, разделяются на кнопочные и сенсорные. Многие покупатели считают, что кнопочные киоски не надежны, но это далеко не так. Кнопочный киоск – это более простой экономичный вариант, а в некоторых случаях гораздо практичней сенсорного. Например, с ним вы не столкнетесь с проблемой «зависания» или раскалибровкой тачскрина. Кроме того, если на сенсорный монитор попадет влага, его необходимо менять.

2. Рабочие места сотрудников
   

   Итак, как сотрудники могут осуществлять вызов клиентов?
   
   Здесь есть два решения - с помощью настольного или виртуального пульта.
   
   Настольный пульт может быть как кнопочным, так и радио- пультом.

   Радиопульт – это настольный прибор с одной кнопкой для вызова следующего клиента. Он крайне прост в обращении. Из дополнительного оборудования требует наличие радиоприемника.
   
   Кнопочный пульт дает возможность перенаправлять клиентов к другим сотрудникам, просматривать количество ожидающих, если есть дисплей. При этом Вам потребуется кабельная инфраструктура и хаб (коммутатор) для соединения с системой, что влечет за собой дополнительные расходы по оборудованию и монтажу.

   Виртуальный пульт представляет собой программное обеспечение, устанавливаемое, как правило, на компьютер сотрудника. Для такого варианта необходимо обеспечить работника ПК и желательно наличие сервера. Можно также сделать и хай-тек вариант: использовать планшетный компьютер, web-приложение и осуществлять работу через браузер. Это очень удобно и практично, если доступ в местную локальную сеть организации закрыт. Использование виртуальных пультов дает массу преимуществ, таких как подробная статистика и множество гибких опций: самостоятельно выстраивание сотрудниками приоритетности очереди, on-line мониторинг работы и т.д. Все эти плюсы дают возможность вашей организации и вашим сотрудникам планировать как отдельно взятый рабочий день, так и работу в целом. Кроме того, Вы сможете узнать, кто работает плохо, а кто хорошо.

3. Табло на рабочих местах

   Один из самых дискутируемых вопросов. Что же выбрать: LED дисплеи (светодиодные табло) или ЖК панели? Ответ очень прост – НИЧЕГО. Проанализируем все три варианта.
   
   LED дисплеи. Во-первых, потребуется создание дополнительной кабельной инфраструктуры и установка коммутационного хаба или даже нескольких, что влечет за собой дополнительные расходы, в т.ч. и на монтаж. Во-вторых, на светодиоде вы получаете всего лишь номер вызываемого, как максимум еще и номер рабочего места.

   LCD дисплеи (ЖК панель). Из плюсов следует отметить возможность проигрывания рекламных роликов, вывод какой-либо другой полезной информации. Из минусов - все те же расходы: кабели, видеокарты, усилители, а иногда и дополнительное программное обеспечение.

   И, наконец, последний вариант: если ничего не устанавливать. Многие ошибочно считают, что люди запутаются, не смогут понять, куда следует подойти. Давайте разберемся, насколько данное утверждение неверно. Представьте себе ситуацию, где все окна рядом друг с другом, на каждом висит небольшое табло, где постоянно высвечивается номер. Далее где-то рядом, возможно на стене напротив, висит главное информационное табло с общим списком очереди. Вдобавок ко всему у каждого посетителя есть талон с номером очереди. От такого количества цифр у любого голова кругом пойдет. Все вокруг постоянно мигает. Немудрено запутаться. Как показывает практика, гораздо удобнее (да и экономичнее) просто пронумеровать рабочие места – сделать наклейки или повесить таблички. Но и здесь необходимо соблюдать одно правило: все должно быть логичным, т.е. нумерация должна быть слева направо. И тогда Ваши клиенты не будут путаться в бесконечных цифрах, а Вы существенно сэкономите на стоимости проекта!

4. Зона ожидания

   Сюда относится главное центральное информационное табло, находящееся в том помещении, где ваши клиенты ожидают своей очереди. Это может быть коридор, отдельная комната или просто холл. Помимо технической стороны, немаловажно учитывать сервис, который вы предлагаете своим клиентам. Другими словами, обеспечьте Вашим клиентам комфортные условия ожидания. Поставьте дополнительные сидячие места - стулья, диваны, возможно, какую-либо информационную литературы - буклеты, журналы.

   Также при выборе в качестве центрального табло ЖК-панели, Вы получаете возможность прокручивать дополнительную рекламную информацию, что также может заинтересовать и развлечь Ваших клиентов.

   Главное помните: ожидание всегда является стрессом для человека. Так постарайтесь сделать его максимально комфортным.

Желаем всем приятного ожидания!